Viele Handwerksbetriebe rechnen mit einem Stundensatz, den irgendwann einmal jemand aus dem Bauch heraus festgelegt hat – oder der sich am Nachbarbetrieb orientiert. Das ist riskant: Ist der Satz zu niedrig, zahlst du bei jedem Auftrag drauf, ohne es zu merken. Dieser Ratgeber zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deinen Stundenverrechnungssatz sauber kalkulierst – mit Formel, Rechenbeispiel und den typischen Denkfehlern.
Warum der Stundensatz über Gewinn oder Verlust entscheidet
Der Stundenverrechnungssatz ist die wichtigste Zahl in deiner Kalkulation. Er ist der Preis, zu dem du eine Arbeitsstunde deiner Leute verkaufst – und er muss alle Kosten decken und darüber hinaus einen Gewinn abwerfen.
Der Hebel ist enorm. Angenommen, du liegst nur fünf Euro zu niedrig. Bei einem Mitarbeiter mit rund 1.500 verrechenbaren Stunden im Jahr sind das 7.500 Euro, die dir am Jahresende fehlen – pro Kopf. Bei drei Gesellen wird daraus schnell der Unterschied zwischen einem guten Jahr und einem Verlustjahr.
Der Satz entscheidet also nicht über einzelne Cent, sondern über die Existenz des Betriebs. Deshalb lohnt es sich, ihn einmal sauber zu rechnen statt ewig zu schätzen.
Die Bestandteile des Stundensatzes
Ein belastbarer Stundensatz setzt sich aus mehreren Bausteinen zusammen. Vergisst du einen davon, stimmt das Ergebnis nicht.
- Personalkosten / Bruttolohn: Ausgangspunkt ist der Bruttolohn deines produktiven Mitarbeiters (bzw. dein eigener kalkulatorischer Unternehmerlohn). Das ist der Betrag, der auf dem Lohnzettel steht – noch ohne Nebenkosten.
- Lohnnebenkosten: In Österreich kommen auf den Bruttolohn die Lohnnebenkosten dazu – der Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung sowie Beiträge und Umlagen wie DB, DZ und Kommunalsteuer. Sie erhöhen die reinen Personalkosten deutlich (genauer Prozentsatz: TODO: rechtlich prüfen).
- Gemeinkosten / Overhead: Alles, was der Betrieb kostet, ohne direkt beim Kunden verrechnet zu werden: Werkstatt, Fahrzeuge, Versicherungen, Büro, Software, Werkzeug, Buchhaltung und deine eigene Bürozeit.
- Produktive Stunden pro Jahr: Nur die Stunden, die du tatsächlich einem Kunden verrechnen kannst. Urlaub, Feiertage, Krankenstand, Weiterbildung, Fahrzeiten und Bürozeit gehören nicht dazu.
- Gewinnaufschlag: Ein Zuschlag auf die Selbstkosten. Gewinn ist kein Luxus, sondern deine Rücklage für Investitionen, schlechte Zeiten und dein unternehmerisches Risiko.
Die Formel
Die Kalkulation läuft in zwei Schritten. Zuerst rechnest du deine Selbstkosten je Stunde aus, dann schlägst du den Gewinn auf.
Schritt 1 – Selbstkosten je produktiver Stunde:
Personalkosten je produktiver Stunde + Gemeinkosten je produktiver Stunde = Selbstkosten je Stunde
Dabei gilt: Personalkosten je Stunde = (Bruttolohn + Lohnnebenkosten pro Jahr) geteilt durch die produktiven Stunden pro Jahr. Genauso verteilst du die gesamten Gemeinkosten des Jahres auf die produktiven Stunden.
Schritt 2 – Verrechnungssatz:
Selbstkosten je Stunde × (1 + Gewinnaufschlag) = Stundenverrechnungssatz
Das Ergebnis ist dein Netto-Satz ohne Umsatzsteuer. Die USt kommt beim Kunden erst auf der Rechnung obendrauf.
Empfohlener Stundenverrechnungssatz
40,41 €/ Std (netto)
- Personalkosten/Std
- 23,40 €
- Gemeinkosten/Std
- 13,33 €
- Selbstkosten/Std
- 36,73 €
Vereinfachtes Modell zur Orientierung (Zuschlagskalkulation, netto ohne USt). Reale Kalkulationen enthalten je nach Betrieb weitere Faktoren. TODO: rechtlich/betriebswirtschaftlich prüfen – für eine belastbare Kalkulation Steuerberater bzw. WKO-Kalkulationshilfe heranziehen.
Rechenbeispiel
Rechnen wir das an einem vereinfachten Beispiel durch. Alle Zahlen sind Beispielwerte – setz deine eigenen ein.
- Bruttolohn Geselle pro Jahr: 33.000 €
- Lohnnebenkosten (angenommen, im Betrieb prüfen): + 10.000 €
- Personalkosten gesamt: 43.000 € / Jahr
- Produktive Stunden pro Jahr: 1.500
- Personalkosten je Stunde: 43.000 / 1.500 = 28,67 €
Jetzt die Gemeinkosten. Angenommen, dein gesamter Overhead (Werkstatt, Fahrzeuge, Büro, Versicherungen, Software) beträgt 60.000 € im Jahr und verteilt sich auf zwei produktive Mitarbeiter mit je 1.500 Stunden, also 3.000 Stunden:
- Gemeinkosten je Stunde: 60.000 / 3.000 = 20,00 €
Damit ergeben sich die Selbstkosten:
- 28,67 € + 20,00 € = 48,67 € je Stunde
Mit einem Gewinnaufschlag von 15 %:
- 48,67 € × 1,15 = rund 56 € je Stunde (netto)
Unter diesen 56 € verlierst du Geld – jeder Euro darüber ist Gewinn. Wie du diesen Satz sauber in ein Kundenangebot übersetzt, liest du im Ratgeber Angebot schreiben für Handwerker.
Häufige Fehler
Zwei Fehler tauchen bei der Kalkulation immer wieder auf – beide machen den Satz zu niedrig.
- Zu viele produktive Stunden angesetzt. Ein Jahr hat rechnerisch rund 2.000 Arbeitsstunden pro Vollzeitkraft, aber davon ist nach Urlaub, Feiertagen, Krankenstand, Weiterbildung, Fahrzeiten und Bürokram nur ein Teil wirklich verrechenbar. Wer mit 1.800 statt realistischen 1.400 bis 1.500 Stunden rechnet, teilt seine Kosten durch eine zu große Zahl – und landet bei einem zu billigen Satz.
- Gemeinkosten und Leerlauf vergessen. Werkstattmiete, Versicherung, das unproduktive Nachfassen am Telefon, die Stunde im Stau ohne Verrechnung: All das kostet Geld und muss über die produktiven Stunden mitverdient werden. Wer nur den Lohn kalkuliert, deckt seine Fixkosten nie.
Ein dritter, stiller Fehler: den Gewinn ganz weglassen. Ohne Aufschlag arbeitest du bestenfalls kostendeckend – und hast keinen Puffer für ein schwaches Jahr oder eine neue Maschine.
Fazit
Dein Stundenverrechnungssatz ist keine Bauchentscheidung, sondern eine Rechnung: Personalkosten plus Gemeinkosten je produktiver Stunde ergeben die Selbstkosten, der Gewinnaufschlag macht daraus den Verkaufspreis. Wer die produktiven Stunden ehrlich ansetzt und die Gemeinkosten nicht vergisst, kalkuliert nicht mehr ins Blaue. Werkzeuge wie Zenvaros KI-Angebote übernehmen die Angebotserstellung mit deinem hinterlegten Satz automatisch – die Kalkulation dahinter musst aber du liefern.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Unternehmensberatung; lass deine konkreten Zahlen im Zweifel von deinem Steuerberater prüfen.